Vernichtungsnachweis Vorlage

Das Vernichtungsnachweis ist als Vorlage im PDF und Word-Format verfügbar. Eine solche Beispielvorlage unterstützt Sie dabei, einen offiziellen Nachweis über die Vernichtung von Dokumenten zu erstellen.

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Vorlage

Nachfolgend finden Sie verschiedene Variationen des Vernichtungsnachweises, angepasst an unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsfälle. Diese Vorlagen helfen Ihnen, einen professionellen Vernichtungsnachweis schnell zu erstellen und korrekt auszufüllen.

Standardversion

Vernichtungsnachweis – Standard

VERNICHTUNGSNACHWEIS

Firma: [Firmenname]
Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

Art der zu vernichtenden Unterlagen: Geschäftsdokumente und vertrauliche Informationen.

Menge: [Anzahl] Dokumente.

Durchgeführte Maßnahme: Die Unterlagen wurden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen vernichtet.

Vernichtungsart: Schreddern.

Ausgestellt von: [Name des verantwortlichen Mitarbeiters]
Position: [Position des Mitarbeiters]

________________________
(Unterschrift und Stempel der Firma)

Für Datenschutzbehörden

Vernichtungsnachweis – Datenschutzbehörde

VERNICHTUNGSNACHWEIS FÜR DATENSCHUTZ

Firma: [Firmenname]
Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

Art der Unterlagen: Mitarbeiterdaten.

Menge: [Anzahl] Datensätze.

Maßnahme zur Vernichtung: Die Vernichtung wurde von einer zertifizierten Firma durchgeführt, die den Datenschutzanforderungen entspricht.

Ausgestellt von: [Name des Datenschutzbeauftragten]
Position: Datenschutzbeauftragter

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(Unterschrift und Stempel der Datenschutzbehörde)

Für interne Audits

Vernichtungsnachweis – Internes Audit

VERNICHTUNGSNACHWEIS FÜR INTERNES AUDIT

Firma: [Firmenname]
Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

Art der Unterlagen: Anträge und Verträge.

Menge: [Anzahl] Dokumente.

Durchgeführte Maßnahmen: Prüfung und anschließende Vernichtung gemäß den internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben.

Ausgestellt von: [Name des Prüfers]
Position: Auditor

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(Unterschrift und Stempel der Firma)

Für Projektabschlüsse

Vernichtungsnachweis – Projektabschluss

VERNICHTUNGSNACHWEIS FÜR PROJEKTABSCHLUSS

Firma: [Firmenname]
Projektname: [Projektname]
Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

Art der Unterlagen: Projektbezogene Dokumentation.

Menge: [Anzahl] Dokumente.

Vernichtungsschritte: Dokumente wurden gesichtet und entsprechend der Projektvorgaben vernichtet.

Ausgestellt von: [Name des Projektleiters]
Position: Projektleiter

________________________
(Unterschrift und Stempel der Firma)

Für externe Prüfungen

Vernichtungsnachweis – Externe Prüfung

VERNICHTUNGSNACHWEIS FÜR EXTERNE PRÜFUNG

Firma: [Firmenname]
Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

Art der Unterlagen: Finanzunterlagen und Steuerdokumente.

Menge: [Anzahl] Dokumente.

Durchgeführte Prüfung: Die Unterlagen wurden zur Terminierung der externen Prüfung vernichtet.

Ausgestellt von: [Name des Prüfungsleiters]
Position: Prüfungsleiter

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(Unterschrift und Stempel der externen Prüfungsfirma)

PDF

WORD

Muster

Alle vorgesehenen Textfelder sind mit Beispieldaten gefüllt. Ersetzen Sie den Text in den eckigen Klammern [ ], um den Vernichtungsnachweis individuell anzupassen.
Die Vorlage für den Vernichtungsnachweis ist so gestaltet, dass Sie das Dokument unkompliziert ausfüllen, als PDF oder Word speichern und anschließend ausdrucken können.
Bei Fragen zur Ausfüllung des Nachweises empfehlen wir Ihnen, sich an die zuständige Behörde oder eine Fachstelle zu wenden.

Vernichtungsnachweis

1. Angaben zur Vernichtung

Vernichtung:

– Vernichtungsmethode: [z. B. Schreddern, Verbrennen]

– Datum der Vernichtung: [TT.MM.JJJJ]

– Vernichtete Gegenstände: [z. B. Dokumente, Datenträger]

2. Informationen zum Verantwortlichen

Verantwortlicher:

– Name des Verantwortlichen: [Vorname Nachname]

– Position: [z. B. Leiter der Abteilung]

– Kontaktinformationen: [Telefonnummer oder E-Mail]

3. Bestätigung der Vernichtung

Bestätigung:

– Hiermit bestätige ich, [Name des Verantwortlichen], dass die oben genannten Gegenstände einer ordnungsgemäßen Vernichtung unterzogen wurden.

– Nachweis der Vernichtung: [Details zur Dokumentation oder Zeugen]

4. Zeitpunkt der Vernichtung

Durchführungsdatum:

– Die Vernichtung wurde durchgeführt am: [TT.MM.JJJJ]

5. Dokumentation der Vernichtung

Dokumentationsnachweis:

– Beschreibung der Dokumentationsweise: [z. B. Fotos, Protokolle]

– Anlagen: [Auflistung der angehängten Dokumente oder Nachweise]

6. Unterschrift und Datum

Bestätigung der Unterzeichnung:

– Hiermit bestätige ich die Richtigkeit der oben gemachten Angaben, [Name des Verantwortlichen, Unterschrift].

– Datum: [TT.MM.JJJJ]

PDF

WORD

Formular

Vordruck

Weitere Vorlagen und Informationen zum Vernichtungsnachweis:

Vernichtungsnachweis – Bundesnetzagentur Vernichtungsnachweis für Dokumente – Business Wissen Vernichtungsnachweis Vorlage – Vorlagen Juristisch Nachweisdokument – BSI Entsorgungsnachweis Formular – UVP Verbund Vordruck für Vernichtungsnachweis – Hamburg